7 Способов управлять электронной почтой и не позволять ей управлять собой

Меня всегда удивляло количество людей, которые жалуются на объем получаемых ими писем – и не потому, что их жалобы безосновательны, а потому что меня и самого тревожит этот вопрос.
Так уж вышло, что электронная почта стала основным способом моего общения по рабочим вопросам – именно посредством писем я регулярно обмениваюсь информацией с нашими 4 300 сотрудниками, работающими в 26 городах по всему миру.
Не то чтобы я всегда был фанатом электронной почты, да и завалы порой случались. Однако, за мой многолетний опыт работы, я смог разработать для себя несколько практических советов, которые позволили мне эффективно управлять электронной почтой и не позволить ей управлять мной.
7 Способов управлять электронной почтой и не позволять ей управлять собой - часть первая
1. Если хотите получать меньше писем – отправляйте меньше писем
Звучит, конечно, неправдоподобно, для такой-то крупномасштабной проблемы, но я понял, что золотое правило управления электронной почтой – «отправляй меньше писем».
Первый раз эта мысль пришла мне в голову, когда я работал в предыдущей компании. И получилось так, что двое моих коллег, с которыми я работал теснее всего, практически одновременно ушли из компании. Они оба были искусными собеседниками, трудолюбивыми сотрудниками и, как оказалось, любителями рассылать электронные письма. Пока они еще трудились в компании, мне казалось, что сложившаяся у нас модель работы вполне гармонична, но как только мои коллеги уволились, я сразу заметил, что количество входящих писем резко сократилось на 20-30%.
Оказалось, что лишнюю «активность» в моей почте создавали не только эти двое сотрудников, в общую папку стекали и мои ответы на их письма, ответы других людей, которые стояли в копии, комментарии людей, которых люди в копии ставили в копию в свою очередь, и так далее до бесконечности.
Разобравшись в этой динамике, я решил провести эксперимент и перестал писать сообщения за исключением случаев крайней необходимости. И вот результат: значительно меньше писем в ящике и гораздо удобнее ориентироваться в переписке. С тех пор я всегда придерживаюсь этого правила.

2. Отмечайте письма «как непрочитанные»
Если Вы наведете курсор над любым письмом во входящей папке «Outlook» и кликнете на него правой клавишей мышки – откроется меню с различными действиями, которые Вы можете совершить с данным письмом. В частности опция «отметить как непрочитанное» коренным образом преобразило мою работу.

Благодаря этой функции я могу быстро просматривать ящик входящих писем, отвечать по самым неотложным вопросам, удалять спам и отмечать как непрочитанные письма, к которым я хотел бы вернуться позднее. Так я избавляюсь от гнетущего чувства, что я должен ответить на все письма сейчас же из страха, что поток входящей корреспонденции сместит важное письмо за пределы экрана «Outlook», и тогда письмо навсегда затеряется в бесконечном потоке других сообщений. В итоге у меня получается своего рода «список дел», к которому я смогу время от времени возвращаться.

Я стараюсь, чтобы к концу дня у меня во входящих «висело» как можно меньше непрочитанных писем, в идеале – вообще ноль. Если вдруг у меня не получится разгрести все письма за текущий день, то на следующее утро я первым делом вернусь к непрочитанным письмам, прежде чем вступать в новые переписки.

3. Установите распорядок дня
За последние несколько лет у меня сложился очень четкий распорядок дня во время всей рабочей недели. Я встаю около 5:00 – 5:30; примерно час работаю с электронной почтой; читаю свежие новости; завтракаю и играю с детьми; делаю зарядку; еду в офис; работаю согласно моему графику; возвращаюсь домой; укладываю дочек спать; ужинаю с женой; и, наконец, расслабляюсь во время просмотра телевизора (периодически расчищая скопившуюся входящую почту во время рекламы или просто скучных моментов фильма).

Как выяснилось, потоком входящих писем управлять совсем не сложно, если четко придерживаться этого графика. Однако, стоит мне немного поэкспериментировать и внести малейшее изменение в распорядок, уехать в командировку на несколько дней или же просто провести несколько особенно суматошных дней подряд, как картина кардинальным образом меняется, и я чувствую себя примерно вот так.

В этом случае особенно неприятным оказывается «накопительный эффект». Иными словами, темп, с которым накапливаются неотвеченные письма с прошлых дней, добавляет этой ситуации дополнительный стресс. Для некоторых дело заходит так далеко, что им приходится полностью очистить входящую папку писем и объявить себя «банкротами электронной почты» (от англ. «email bankrupt»).

Так что я для себя определил, что самый удачный способ избежать этого неприятного положения – разработать свой собственный распорядок дня и неуклонно следовать ему. Если это получилось у Бенджамина Франклина, то может получиться и у Вас.

7 Способов управлять электронной почтой и не позволять ей управлять собой - часть третья.

4. Будьте точны со своими словами
Помните игру «Испорченный телефон», в которую мы все играли в школе? Учитель рассаживал всех учеников в круг, поворачивался к ученику, сидящему рядом с ним, и быстро шептал ему на ухо какую-нибудь фразу, например: «Не хочешь поиграть в мяч в обед?» а затем просил каждого следующего ученика передавать друг другу по очереди то, что они услышали. Когда круг замыкался, фраза, которая доходила до учителя, обязательно получалась видоизмененной, вроде «Я хочу съесть мяч на обед». Только вот в детстве это было уморительно, а когда речь заходит о бизнесе, то смеяться уже не хочется.

Выбор слов имеет значение. Тщательно подбирайте слова, когда пишете сообщения, чтобы избежать двусмысленности и недопонимания. Чем точнее Вы будете в своем послании, тем меньше вероятности получить в ответ письма, полные недоумения, или просьбы разъяснить, что Вы изначально имели в виду – а, следовательно, у Вас будет больше времени сосредоточиться на своих делах.

5. Указывайте адресатов письма с умом
Такое чувство, что для большинства людей поля «Кому:» и «Копия:» уже стали синонимичными. Но это не так. Четко разделяйте адресатов на тех, кому письмо непосредственно предназначается и от кого Вы ждете ответ («Кому:»), и тех, кого Вы ставите в копию просто для того, что они были в курсе ситуации («Копия:»).
Одна из самых частых ошибок с точки зрения адресации письма может привести к большому потоку входящей корреспонденции для всех вовлеченных лиц, а именно – нечеткое представление о том, от кого же Вы все-таки ожидаете ответ. Указание шести человек в поле «Кому:» зачастую будет приводить к тому, что Вы получите целых шесть новых писем (и, соответственно, шесть новых диалогов), а ведь Вам было бы достаточно всего одного ответа.

6. Подтверждайте получение письма
Вот Вам простой пример: Если отправитель письма указал Вас в строке «Кому:» (и письмо предназначается именно Вам, а Вы не просто указаны в копии), то потрудитесь подтвердить, что Вы получили письмо. Не обязательно пускаться в разглагольствования. Как раз наоборот, чем короче письмо, тем лучше, например, «Спасибо», «Понял», «Хорошо» и т.д. Таким образом, Вы без лишних слов уведомите отправителя, что Вы получили письмо, отправитель поймет, что он донес до Вас свое послание, и сможет вычеркнуть это из своего списка дел.

7 Способов управлять электронной почтой и не позволять ей управлять собой - часть третья
Если же Вы не ответите, что отправитель просто не будет знать, услышали ли Вы его слова или нет. И это не только заставит его волноваться, что Вы не получили письмо. Скорее всего, отправитель направит Вам еще одно идентичное послание, но на этот раз в адресной строке будет стоять еще несколько адресатов, которые, если Вы так и не объявитесь, смогут прислать ответ за Вас. А чем больше адресатов у письма, тем больше захламлен будет Ваш почтовый ящик.

7. Все «опасные» дискуссии проводите с глазу на глаз
Электронная почта, при условии ее правильного использования, может стать незаменимым помощником. Однако, если почтой пользоваться неправильно, то все ее преимущества могут обернуться против Вас. Один из вопиющих примеров  таких ситуаций возникает при попытке обсудить деликатные или щекотливые вопросы по почте, что неизбежно приведет к полемике, а то и к неприкрытой агрессии.

Меня всегда поражало, какими словами люди могут оперировать в электронных письмах, если их что-то зацепило – словами, которые они бы ни за что не употребили в присутствии той же самой аудитории в жизни. Один из моих бывших коллег называл этот феномен «противостояние клавиатур».

Если Вы оказались втянутыми в переписку, которая вот-вот обернется враждебным выяснением отношений, сделайте себе одолжение: Не участвуйте в перепалке. Просто поднимите трубку и наберите номер собеседника или вообще зайдите к нему в кабинет, чтобы обсудить тревожащий Вас вопрос с глазу на глаза. Личные обсуждения позволят учесть все дополнительные критерии, которые собеседники могут упустить во время письменной дискуссии, и, соответственно, избежать ненужных споров и зарыть топор войны, пока еще не слишком поздно.

Вот и все самые важные советы по управлению электронной почтой, которые я определил для самого себя и активно применяю вот уже несколько лет. Если в какой-то момент времени я слишком сильно отклоняюсь от данных советов, я чувствую, что мне приходится бежать все быстрее и быстрее, чтобы хотя бы остаться на одном месте. Однако, если следовать этим правилам регулярно, то они значительно облегчат Вам Вашу работу.
Автор: генеральный директор “LinkedIn”, Джефф Вайнер

Перевод: редактор компании «АКЦЕНТ» Денискина Елена

Больше статей и интересных материалов для HR http://accent-center.ru/ru/hr_articles/

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход / Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход / Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход / Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход / Изменить )

Connecting to %s